VELKOMMEN

For at undgå unødige problemer i forbindelse med bestilling af selskabsarrangementer, kurser og
konferencer er der udarbejdet et sæt branchekutymer, der kan bruges, hvis ikke andet er aftalt.

Bekræftelse og reservationsgebyr
Af bevismæssige grunde bør en reservation altid foreligge enten i form af en skriftlig bestilling efterfulgt af
en skriftlig bekræftelse eller en bekræftet reservation, af en mundtlig afgiven bestilling, der er underskrevet
af begge parter. En bekræftelse kan foreligge på mail.

Ændring i reservationen
Enhver afbestilling eller ændring i den oprindeligt afgivne bestilling afgives skriftligt og indenfor nærmere
fastsatte tidsfrister (omtales senere).

Reservationsgebyr
Ved modtagelse af skriftlig bekræftelse på reservationen erlægges et reservationsgebyr efter nærmere
aftale. Gebyret fratrækkes den endelige afregning, men refunderes ikke ved eventuel afbestilling. Det er
muligt ved forevisning af regning at kræve fuld betaling straks ved bestilling af særlige ydelser (kontorartikler,
apparatur m.v.).

Tabsbegrænsning
Virksomheden er til enhver tid pligtig at søge et eventuelt tab begrænset ved at udleje de bestilte lokaler til
anden side. Hvis virksomheden fremsætter krav om godtgørelse for forsinket afbestilling, kan der afkræves
bevis for, at udlejning til anden side ikke har fundet sted.

Force-majeure
Strejke, lock-out, ildløs, begrænsninger i leverancer eller andre ekstra- ordinære forhold og foranstaltninger,
der ligger uden for parternes kontrol (force-majeure), berettiger til afbestilling eller aflysning uden
erstatningspligt.

Virksomhedens aflysning
I tilfælde af aflysning eller omplacering fra virksomhedens side kan bestilleren kræve at blive holdt skadesløs
for samtlige de dokumentere- de ekstra omkostninger bestilleren påføres.

Reklamationer
Ønsker gæsten at reklamere over arrangementet og evt. rejse krav om godtgørelse, skal det meddeles
virksomheden straks og senest 1 måned efter arrangementet er eller skulle have været afholdt.

Voldgift
Uoverensstemmelser i forbindelse med fortolkning og anvendelse af standardreglerne kan bilægges ved
voldgift. DRC er behjælpelig med at udpege uvildig opmand, og lade voldgiften foregå efter almindelig anerkendte
regler.

Selskabsarrangementer: Bekræftelse
Ethvert selskabsarrangement bør bekræftes skriftligt overfor kunden. Bekræftelsen skal indeholde nøje
angivelse af aftalt menu og øvrige ydelser, dato og tidspunkt for arrangementets afholdelse, den samlede
pris samt størrelse af depositum og reservationsgebyr.
Hvis arrangementet strækker sig ud over almindelig lukketid (kl. 24) kan virksomheden fordre særskilt
betaling for de herved påførte udgifter.

Afbestilling 2 og 4 uger før afholdelse
Afbestilling af selskabsarrangementer på over 12 personer skal ske skriftligt inden 4 uger før afholdelse, for
selskabsarrangementer på under 12 personer dog kun 2 uger. Ved større arrangementer kan virksomheden
forlange længere afbestillingsfrist under forudsætning af, at der er truffet særskilt aftale herom.

Afbestilling inden 6 døgn før afholdelse
Ved afbestilling af hele arrangementet eller ved reduktion på mere end 10% i antal bestilte kuverter efter
ovennævnte tidspunkt, men dog inden 6 døgn før arrangementets afholdelse, kan virksomheden kræve en
godtgørelse, der svarer til 50% af prisen for de bestilte kuverter, ved reduktion i antal dog for det afbestilte
antal udover 10%. Desuden kan virksomheden kræve at blive holdt skadesløs for udgifter til særligt aftalte
ydelser, der ikke kan afbestilles (f.eks. musik, optræden m.v.).

Afbestilling senere end 6 døgn før afholdelse
Ved afbestilling og enhver reduktion i antal bestilte kuverter senere end 6 døgn før arrangementets
afholdelse kan virksomheden kræve en godtgørelse, der svarer til 75% af samtlige ydelser.

No show og bekræftelse ved kurser og konferencer
Ved no show betales fuld pris for hele arrangementet.
Kurser og konferencer bør bekræftes skriftligt. Bekræftelsen skal indeholde nøje angivelse af opholdets
varighed samt omfanget af hvilke faciliteter, der stilles til rådighed.
Ved overnatning angives; antallet af værelser, antallet af måltider samt øvrig servering. Desuden den
samlede pris pr. mødedeltager samt størrelsen af depositum og reservationsgebyr.

Navneliste på deltagere
Senest 1 uge før arrangementets afholdelse skal arrangøren fremsende navneliste over mødedeltagerne
samt ved overnatning endelig fordeling af det bestilte antal værelser. Samtidig fremsendes
konferenceprogram med angivelse af måltider og øvrig servering.

Ydelsens omfang
Den tilbudte pris er baseret på det antal dage, konferencen skal vare i henhold til bestillingen. Ankomst efter
konferencens påbegyndelse og afrejse inden konferencens afslutning, berettiger ikke til nedslag i det afgivne
tilbud, medmindre der er truffet særlig aftale herom, ligesom tilbuddet, medmindre andet er aftalt, omfatter
helpension.

Afbestilling inden 6 uger før afholdelse
Afbestilling af hele kurser eller konferencer skal ske skriftligt 6 uger før arrangementets afholdelse. Ved
større arrangementer vil virksomheden dog være berettiget til at forlange længere afbestillingsfrist under
forudsætning af, at der er truffet særskilt aftale herom

Afbestilling efter 6 uger før afholdelse
Ved afbestilling af hele kurser eller konferencer efter ovennævnte tidspunkt kan virksomheden kræve en
godtgørelse, der svarer til 65% af prisen for de bestilte ydelser. Dog kan der kræves fuld dækning for ydelser,
der ikke kan afbestilles.

Reduktion i antal deltagere senest 3 uger før
Antallet af deltagere kan reduceres med op til 35% ved skriftlig meddelelse herom til virksomheden senest 3
uger før arrangementets afholdelse. Ved reduktion på mere end 35% kan virksomheden vælge:
1. At betragte arrangementet som afbestilt og kræve godtgørelse på 65%
2. At gennemføre arrangementet med fuld betaling for det antal gæster, der efter denne bestemmelse ikke
kan afbestilles (mere end 35%)

Reduktion i antal deltagere senere end 3 uger før
Ved enhver reduktion senere end 3 uger før arrangementets afholdelse kan virksomheden vælge:
1. At betragte arrangementet som afbestilt og kræve godtgørelse (65%)
2. At kræve fuld betaling for enhver reduktion.